Si llevas mas de cinco anos ejerciendo, probablemente tienes una estanteria que ya no quieres ni mirar. Yo tambien la tuve. Y por culpa de esa estanteria perdimos un cliente que facturaba doce mil euros al ano. Te cuento como evitarlo.
Te lo digo sin rodeos: el caos en los expedientes no es un problema de orden. Es un problema de facturacion.
Hace unos anos, un companero de profesion me llamo un martes por la noche, agobiado. Tenia que presentar al dia siguiente unas alegaciones a una propuesta de liquidacion de Hacienda. El plazo vencia a las 23:59. Y no encontraba el contrato original que necesitaba citar. Lo recordaba escaneado, pero no sabia en que carpeta del ordenador. Tampoco en cual de los dos discos duros externos. Ni en cual de los tres correos electronicos que usaba.
Acabo presentandolas con una referencia mas debil. Perdio el recurso. Y, lo peor, perdio al cliente, que se fue con otro despacho del barrio.
Te suena? A mi tambien. Y no es un caso aislado. Cuando preguntas a abogados independientes cuanto tiempo dedican cada semana a buscar documentos que ya tienen guardados, la respuesta media ronda las cuatro horas. Cuatro horas semanales. Doscientas al ano. Que multiplicadas por una tarifa media de noventa euros la hora son dieciocho mil euros que se evaporan.
La pregunta no es si te puedes permitir un sistema decente de gestion de expedientes. Es si te puedes permitir seguir sin uno.
Antes de cambiar nada, hay que mirar de frente lo que tienes. Te propongo un ejercicio que dura noventa minutos y que probablemente te va a doler. Pero merece la pena.
Coge cinco expedientes al azar de los que abriste en el ultimo trimestre. Ni los mas ordenados ni los peores. Aleatorios. Y responde a estas preguntas para cada uno:
En la mayoria de auditorias que hemos hecho con abogados, la ultima pregunta es la que mata. La verdad es que nadie podria entender el estado de un asunto leyendo solo lo que esta escrito. La informacion vital sigue en la cabeza del titular. Y eso es una bomba de relojeria.
Una abogada de Valencia con la que trabajamos descubrio en esta auditoria que tenia treinta y dos horas de trabajo no facturado en cuatro expedientes. Treinta y dos horas. A noventa euros la hora son casi tres mil euros que se le habian olvidado. No porque fuera descuidada, sino porque las anotaba en un cuaderno que se traspapelaba.
Mira, hay tantas formas de estructurar un expediente como abogados en el colegio. Pero todas las que funcionan comparten ocho bloques. Si tu sistema, sea en papel o digital, no contempla los ocho, tienes un agujero.
Lo curioso es que los abogados que mas se quejan del caos suelen tener perfectamente ordenados los bloques tres y cuatro (lo que el cliente y el juzgado les dan) y un desastre en el cinco, seis y siete (lo que ellos mismos generan dia a dia). Y resulta que ahi es donde se pierde el dinero.
"Yo creia que tenia los expedientes ordenados porque los archivadores estaban etiquetados. Cuando contamos las horas reales que dedicabamos a cada asunto, nos llevamos las manos a la cabeza. Estabamos cobrando la mitad."
— Abogado mercantilista de un despacho de Sevilla, tres letrados.
Aqui es donde la mayoria mete la pata. Compran un escaner, escanean cinco mil paginas en un fin de semana heroico, las meten en una carpeta llamada "ESCANEOS DESPACHO" y a los tres meses no encuentran nada.
Has visto alguna vez una carpeta asi? Apuesto a que si.
El orden correcto, te lo digo despues de haber acompanado a mas de cien despachos en este proceso, es justo el contrario:
Una recomendacion que pocos te daran: no digitalices todo. Hay despachos que llevan veinte anos guardando copias de DNIs antiguos, escrituras caducadas y facturas de teleforica de 2003. Ese papel no aporta nada y multiplica el trabajo de la digitalizacion. Filtra antes de escanear.
Y otra mas: usa OCR siempre. Un PDF escaneado sin reconocimiento de caracteres es un ladrillo digital. No puedes buscar dentro. Cuando dentro de seis meses necesites encontrar la clausula de mutuo acuerdo de un contrato que firmaste hace dos anos, el OCR te ahorra una hora de busqueda manual.
Vamos a lo concreto. Estas son las opciones mas usadas en despachos pequenos y medianos en Espana. He puesto datos de planes de entrada y caracteristicas reales, sin marketing.
| Solucion | Precio mensual (por usuario) | Firma electronica integrada | Facturacion FacturaE | App movil | Encaje para 2-10 abogados |
|---|---|---|---|---|---|
| Lexigest | Desde 24€ | Si, nativa | Si | Si | Excelente |
| Sudespacho.net | Desde 35€ | Modulo aparte | Si | Si | Bueno |
| Aranzadi LA LEY Software | Desde 60€ | Si | Si | Limitada | Sobredimensionado |
| Infolex | Desde 49€ | Si, plan Pro | Si | Si | Bueno |
| Quolaw | Desde 39€ | Modulo aparte | Si | Si | Bueno |
| Hojas de calculo + Drive | 0€ aparente | No | No | No | Mal a medio plazo |
Mi opinion, despues de probar todas en proyectos reales: para un despacho de hasta diez abogados, las soluciones grandes tipo Aranzadi son matar moscas a canonazos. Pagas funciones que no vas a usar. Para esa franja, Lexigest, Sudespacho o Quolaw cumplen con creces y dejan margen para crecer.
Y si me preguntas por la opcion del Drive con hojas de calculo, te respondo lo de siempre: parece gratis y no lo es. El coste lo pagas en horas perdidas, en errores de plazos y en la imposibilidad de delegar nada porque solo tu sabes donde esta cada cosa.
Llevamos anos viendo el mismo patron. Si reconoces alguno de estos cinco fallos, ya sabes por donde empezar a arreglar las cosas.
El cliente Maria Lopez puede tener tres asuntos abiertos en distintos anos. Si los mezclas todos en una sola carpeta "Maria Lopez", los plazos se confunden, los documentos se entrecruzan y nadie sabe que hace cada cosa ahi. Un cliente, varios expedientes, cada uno con su carpeta y su numero.
"El cliente me llamo el martes y le explique que..." Eso, sin anotacion, no existe. Cuando dos meses despues el cliente diga que tu nunca le explicaste tal cosa, no tendras como demostrarlo. Cinco minutos despues de cada llamada, una nota de tres lineas en el expediente. Es la diferencia entre un despacho profesional y uno amateur.
"Ya facturaremos al final del asunto." Y al final del asunto resulta que no recuerdas si dedicaste veinte o treinta horas, no encuentras los gastos suplidos, y el cliente discute la minuta. Factura por hitos, registra las horas el mismo dia. Te ahorra discusiones y te asegura cobrar lo que vale tu trabajo.
Si tu pasante usa tu contrasena para entrar en el sistema, no hay rastro de quien hizo que. Y si manana se va, te quedas sin saber que toco. Cada persona, su acceso. Cada acceso, su nivel de permisos.
Cuando un cliente cierra su asunto, que pasa con su expediente? Donde se archiva? Cuanto tiempo se guarda? Quien tiene acceso? Si no lo tienes definido, estas incumpliendo deberes deontologicos y de proteccion de datos. Y, mas mundano, te estas llenando el sistema de basura que ya no necesitas.
Voy a darte el habito que mas impacto tiene de todo lo que cuento. Cuesta cuarenta minutos a la semana. Lo recomiendo siempre y casi nadie lo hace.
Cada viernes, antes de cerrar el despacho, abre tu lista de expedientes vivos. Recorrelos uno a uno y para cada uno responde a tres preguntas:
Si respondes con honestidad, ese viernes detectaras dos o tres asuntos parados que llevan semanas en el limbo, una factura que se te habia olvidado emitir y un correo al cliente que llevas cinco dias posponiendo. Lo arreglas en menos de una hora y te vas a casa con la cabeza despejada.
Una socia de un despacho laboralista en Madrid me conto que este habito le saco a la luz un asunto cuyo plazo de recurso vencia el lunes siguiente. Si el viernes no hubiera hecho la revision, lo habria perdido. Le costo cuarenta minutos. Le ahorro una posible reclamacion por mala praxis.
Para un despacho de tres abogados con unos cien asuntos vivos, calcula entre dos y cuatro semanas a ritmo razonable, sin parar la actividad. La clave es no migrar los archivos historicos cerrados: solo los vivos. Y digitalizar a la vez que migras, no antes.
Si, siempre que el proveedor cumpla con el RGPD y tenga servidores en la Union Europea. La mayoria de soluciones especializadas para despachos en Espana trabajan con centros de datos certificados. Es bastante mas seguro que tener carpetas en un disco duro local sin cifrar.
Los cerrados, al archivo fisico con un indice digital basico (cliente, asunto, ubicacion, fecha de cierre). Los vivos, digitalizalos a medida que los trabajas. No te pongas como objetivo escanear veinte anos de papel: no lo necesitas y consume energia que no recuperas.
El criterio prudente es cinco anos desde el cierre por motivos de responsabilidad civil profesional, ampliable a diez si hay materia tributaria o civil con plazos largos. La normativa colegial puede establecer minimos diferentes. Consulta el codigo deontologico de tu colegio.
Para consultar, anotar tiempos, registrar llamadas y revisar plazos, si. Para redactar escritos largos o trabajar con documentos complejos, no es comodo. La logica es ordenador para producir, movil para consultar y registrar.
Con numeros, no con argumentos. Calcula juntos las horas reales no facturadas del ultimo trimestre, los plazos que se han apurado al limite y el tiempo que pierde el equipo buscando documentos. Cuando ese coste se ve en euros, la conversacion cambia.
Lexigest es la herramienta que hemos disenado pensando en despachos de 2 a 10 abogados que quieren dejar de pelearse con sus expedientes. Pruebala gratis durante catorce dias, sin tarjeta.
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