Provisiones que no son ingresos, suplidos que se mezclan con honorarios, IVA del turno de oficio que provoca dolores de cabeza. Una guía práctica para que tu despacho cierre el año sin sobresaltos.
Te lo digo sin rodeos: la mayoría de los despachos pequeños y medianos en España no tienen un problema de facturación. Tienen un problema de contabilidad. Llevan los números como si fueran una hoja de Excel ampliada y, cuando llega abril o el cierre del ejercicio, descubren tres cosas que nadie les avisó.
Una. Que las provisiones de fondos no eran ingresos. Dos. Que los suplidos llevaban meses contabilizados como gastos del despacho cuando, en realidad, eran dinero del cliente. Y tres. Que el IVA del turno de oficio funciona distinto al del cliente privado, y eso ha desajustado el modelo trescientos tres durante todo el año.
Si alguno de esos tres puntos te suena vagamente, sigue leyendo. Porque lo que vas a ver aquí no es una clase de contabilidad general. Es lo específico del sector legal, traducido a frases que se entienden, y con ejemplos reales de cosas que he visto fallar en despachos de dos a diez abogados.
Un fontanero cobra un servicio, emite factura, ingresa el dinero y declara IVA. Sencillo. Un abogado, en cambio, vive con tres flujos de dinero superpuestos que necesitan separarse desde el primer minuto: lo que cobra como anticipo (provisión), lo que paga en nombre del cliente (suplidos) y lo que es realmente suyo (honorarios). Mezclar esos tres flujos es el origen del setenta por ciento de los problemas contables que veo.
Hay otro factor que complica las cosas. El abogado no factura un producto entregado en el momento, factura un servicio que se prolonga en el tiempo. Un divorcio puede durar dieciocho meses. Un procedimiento mercantil, tres años. ¿Cuándo es ingreso lo que cobras al principio? ¿Cuándo se imputa el gasto del procurador? Aquí ya no estamos hablando de contabilidad de quiosco, estamos hablando de devengo, periodificación y trazabilidad por expediente. Y casi ningún programa de contabilidad genérico está pensado para eso.
Pongamos un ejemplo concreto. Un cliente nuevo entra por la puerta, le pasas un presupuesto de tres mil euros más IVA, le pides una provisión de mil quinientos para empezar. Cliente paga. Tú recibes el ingreso en cuenta el lunes por la mañana. ¿Eso es un ingreso del despacho? La respuesta corta es no. La respuesta larga es: depende de cómo lo trates contablemente.
La provisión de fondos es, técnicamente, un anticipo. Mientras no exista factura emitida que la consuma, ese dinero está en tu cuenta pero no es tuyo. Es del cliente, depositado para cubrir actuaciones futuras. Si lo apuntas como ingreso el día que entra, te ocurren dos cosas malas. Primero, te inflas los ingresos del trimestre y pagas IVA e IRPF de más. Segundo, cuando emites la factura final, ya no sabes qué parte estaba cobrada y qué parte queda por cobrar.
Lo correcto es contabilizar la provisión en una cuenta de pasivo (anticipos de clientes) hasta que emitas la factura definitiva. Cuando la emites, compensas la provisión contra la factura, y solo entonces el dinero pasa a ser ingreso del despacho. Esto que parece evidente para un asesor fiscal, en la práctica del día a día se salta más veces de las que crees, porque el abogado abre el banco, ve un ingreso, y lo manda directo al libro de ingresos.
"Cuando empecé a separar provisiones de honorarios, me di cuenta de que durante seis meses había estado pagando IVA por dinero que ni siquiera había facturado todavía. La diferencia, anualizada, eran tres cifras al año." — Letrada civil, despacho de cinco personas en Valencia.
Otro clásico. Pagas la tasa judicial del cliente. Adelantas la minuta del procurador. Sacas copias compulsadas en notaría. Todo eso son suplidos: dinero que sale de tu cuenta pero que es del cliente. La diferencia con un gasto del despacho es radical, aunque parezca sutil.
Los suplidos no llevan IVA cuando los repercutes (siempre que cumplas los tres requisitos del artículo 78.3.3º de la Ley del IVA: que sean por cuenta del cliente, que estén justificados con factura a nombre del cliente, y que se repercutan exactamente al mismo importe). No son gasto deducible para ti. No son ingreso para ti. Son un trámite contable de paso.
Si los mezclas con tus honorarios en la minuta, sin desglose ni separación contable, ocurren dos cosas. Una, le estás cargando IVA a tu cliente sobre cantidades que no debían llevarlo, y eso es un problema. Y dos, estás engordando artificialmente tu base imponible y pagando impuestos sobre dinero que nunca fue tuyo.
Una minuta limpia tiene tres bloques bien separados: honorarios profesionales (con su IVA y su retención si toca), suplidos (sin IVA, justificados, al coste exacto) y provisiones de fondos consumidas. Punto. Si tu plantilla actual no tiene esos tres bloques, ya estás generando deuda contable cada mes que pasa.
| Concepto | ¿Lleva IVA? | ¿Es ingreso del despacho? | ¿Cómo se contabiliza? |
|---|---|---|---|
| Honorarios profesionales | Sí (21%) | Sí | Cuenta 705 (Ingresos por servicios) |
| Provisión de fondos cobrada | No (mientras no haya factura) | No (es anticipo) | Cuenta 438 (Anticipos de clientes) |
| Suplidos pagados a terceros | No al repercutirlos | No | Cuenta 555 / 559 (Partidas pendientes) |
| Gastos propios del despacho | Sí (deducible) | No | Cuenta 6 según naturaleza |
| Turno de oficio (justicia gratuita) | No (exento) | Sí (cobro especial) | Cuenta 705 con régimen específico |
El IVA del abogado en España es del 21% en régimen general. Hasta ahí, sin sorpresas. Lo que sí sorprende es lo que pasa con el turno de oficio. Las actuaciones del abogado en justicia gratuita están exentas de IVA desde una sentencia del Tribunal Superior de Justicia de la Unión Europea de 2017. Eso significa que ni se repercute ni se factura con IVA.
¿Dónde está el problema? En que esas actuaciones, al estar exentas, afectan a tu prorrata si también tienes clientes privados. Si un año el porcentaje de turno de oficio supera cierto umbral en tu facturación total, dejas de poder deducirte el cien por cien del IVA soportado en tus gastos del despacho. Tienes que aplicar prorrata. Y eso, mes a mes, mete una capa adicional de complejidad.
Cuando facturas a una empresa o a un autónomo, tu factura lleva retención de IRPF (15% general, 7% durante los tres primeros años de actividad). Cuando facturas a un particular, no llevas retención. Es básico, pero he visto despachos que aplican retención a particulares por error y luego tienen que rectificar a final de año. También he visto el contrario: facturar a empresas sin retención, lo que provoca un susto cuando esa empresa hace el resumen anual.
El Plan General Contable español sirve, pero hace falta adaptarlo. Estas son las cuentas que un despacho debería tener desglosadas, sí o sí, desde el primer día:
Si tu gestor te lleva la contabilidad sin diferenciar 705 por área de práctica, le estás escondiendo información valiosa a tu propio negocio. Saber que el área de familia te da el 40% de la facturación pero el 60% de las horas trabajadas es información que cambia decisiones estratégicas. Y eso solo lo ves si la contabilidad está bien estructurada desde el origen.
Aquí me mojo, porque es donde más confusión hay. Hay tres opciones reales para un despacho de abogados español, y cada una tiene su lugar.
| Opción | Mejor para | Limitaciones | Coste mensual aproximado |
|---|---|---|---|
| Software contable genérico (ContaSol, Holded, Anfix) | Quien ya tiene gestor externo y solo necesita registrar movimientos | No conoce el concepto de expediente, suplido o provisión | 15 a 50 € |
| Excel + asesoría externa | Despachos unipersonales con poco volumen | Cero trazabilidad por expediente, alto riesgo de error humano | Coste solo de la asesoría (200-400 €) |
| Software de gestión integral para despachos (tipo Lexigest) | Despachos de 2 a 10 abogados que quieren expedientes, facturación, agenda y contabilidad conectados | Curva de aprendizaje inicial de 2-3 semanas | 30 a 80 € por usuario |
| ERP genérico tipo SAP / Sage para abogados | Despachos de más de 30 abogados | Caro, complejo, sobredimensionado para despachos pequeños | 200 € en adelante |
¿Mi opinión? Si tu despacho tiene entre dos y diez abogados, una solución integral te ahorra mucho más de lo que cuesta. Porque cuando el expediente, la facturación y la contabilidad viven en sistemas separados, alguien tiene que hacer el puente. Y ese alguien sueles ser tú, a las once de la noche, copiando datos de un sitio a otro. Las horas perdidas en esa tarea valen mucho más que la cuota del software.
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Empezar prueba gratuitaSi solo te llevas algo de este artículo, que sea esto. Una rutina mensual de 30 minutos puede ahorrarte semanas de trabajo en abril.
Treinta minutos al mes. No es un proyecto, es una rutina. Y cuando llegan los modelos trimestrales, el trabajo ya está medio hecho.
Si tributas en estimación directa simplificada, no estás obligado a llevar contabilidad ajustada al Código de Comercio. Te basta con libros registro de ingresos, gastos, bienes de inversión y provisiones. Si tributas en estimación directa normal o eres sociedad, sí estás obligado a contabilidad por partida doble. La mayoría de despachos pequeños operan en simplificada o en sociedad limitada profesional, depende del volumen.
Sí. Aunque contablemente sean un anticipo, fiscalmente la entrega anticipada de dinero por un servicio que se va a prestar genera obligación de repercutir IVA en ese momento. La factura proforma o la solicitud de provisión debe incluir IVA. Cuando emites la factura final, regularizas el importe.
Sí, es gasto deducible al cien por cien por estar directamente relacionado con la actividad profesional. Lo mismo aplica al seguro de responsabilidad civil profesional, formación continua y suscripciones a bases de datos jurídicas (Aranzadi, Tirant, La Ley).
Las indemnizaciones del turno de oficio están exentas de IVA desde 2017, pero sí cuentan como ingreso a efectos de IRPF. Y, atención, generan obligación de aplicar regla de prorrata si superas determinados umbrales en tu facturación total.
Tienes 30 días naturales (en general) para emitir la factura desde que se devenga el IVA. Si recibes el dinero sin haber prestado el servicio, ese cobro genera devengo de IVA y debes emitir factura proforma o de anticipo. Mantenerlo contablemente como anticipo de cliente sin factura no te exime de declarar el IVA correspondiente.
Excel funciona si tienes pocos clientes y un volumen bajo. A partir de cierto punto (suelo decir: más de 20 expedientes activos o más de 4.000 € de facturación mensual), Excel se convierte en un riesgo. Un error de copia-pega te puede costar declarar mal un trimestre. Y la trazabilidad por expediente es prácticamente imposible. Un software integral con módulo contable te quita ese riesgo de encima y te da datos de gestión que Excel no te dará nunca.
Sí, porque cumplen funciones distintas. El gestor externo te lleva la contabilidad fiscal y los modelos. El software de gestión te lleva la operativa: expedientes, agenda, facturación, control de tiempos, suplidos. La parte de contabilidad del software se sincroniza con tu gestor mediante exportaciones (CSV, Excel, A3). El gestor te agradecerá recibir datos limpios en lugar de la típica caja de zapatos a final de año.
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