Te lo digo sin rodeos: la mayoría de los despachos pequeños y medianos en España no tienen un problema de facturación. Tienen un problema de contabilidad. Llevan los números como si fueran una hoja de cálculo ampliada y, cuando llega el cierre del ejercicio, se topan con tres cosas que nadie les explicó a tiempo.
Una. Que las provisiones de fondos no son ingresos hasta que se consumen contra una factura. Dos. Que los suplidos llevaban meses anotados como gasto del despacho cuando eran dinero del cliente. Y tres. Que el dinero de los clientes estaba conviviendo con el operativo en la misma cuenta bancaria, algo que la normativa deontológica no permite y que, además, deja al despacho sin forma de demostrar qué saldo pertenece a quién.
Lo que viene a continuación no es una clase de contabilidad general. Es lo específico del ejercicio de la abogacía en España, con la norma citada al lado de cada afirmación para que puedas comprobarla, y con el aviso previo de siempre: cada despacho tiene su forma jurídica, su volumen y su casuística, así que contrasta cualquier decisión con tu asesor fiscal o con un economista antes de aplicarla.
Antes de discutir programas, cuentas contables o rutinas, hay que responder a una pregunta que muchos despachos nunca se han hecho con precisión: ¿qué me obliga la ley a llevar, exactamente? La respuesta cambia por completo según ejerzas como persona física o a través de una sociedad, y buena parte de los sustos vienen de aplicar el régimen equivocado.
Si ejerces como autónomo, tu rendimiento tributa en estimación directa, en su modalidad simplificada o en la normal. La actividad de la abogacía es una actividad profesional, no empresarial, y esa distinción importa mucho aquí. El artículo 68 del Reglamento del IRPF (Real Decreto 439/2007) obliga a quienes ejercen actividades profesionales en estimación directa, en cualquiera de sus dos modalidades, a llevar cuatro libros registro:
Fíjate en el cuarto. La norma fiscal da por hecho que un profesional maneja dinero ajeno y le exige un libro específico para ello. Si tu sistema no tiene ese registro separado, no estás cumpliendo con lo mínimo, aunque tengas todas las facturas archivadas y el banco cuadrado al céntimo. Ese libro es, además, la prueba documental de que un cobro determinado era provisión y no honorario, y de que un pago concreto se hizo por cuenta del cliente.
Hay un matiz que se repite mal en muchos artículos: no es cierto que pasar a estimación directa normal obligue automáticamente al abogado a llevar contabilidad por partida doble ajustada al Código de Comercio. Esa obligación afecta a las actividades empresariales en modalidad normal. Para las profesionales, los libros registro siguen siendo suficientes. Otra cosa es que te convenga llevar contabilidad completa por gestión, algo que a partir de cierto tamaño recomiendo, pero conviene no confundir lo obligatorio con lo aconsejable.
Cuando el despacho se organiza como sociedad, normalmente una sociedad limitada profesional al amparo de la Ley 2/2007, el escenario cambia. Entra de lleno el Código de Comercio, cuyos artículos 25 y siguientes imponen una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad, que permita el seguimiento cronológico de las operaciones y la elaboración periódica de balances e inventarios. En concreto:
No es papeleo inocuo. Una sociedad con las cuentas sin depositar durante más de un año se expone al cierre registral de su hoja, lo que bloquea la inscripción de casi cualquier acuerdo posterior, incluidos cambios de administrador o de domicilio. Y el despacho que asesora a terceros sobre cumplimiento societario y no cumple el suyo tiene un problema reputacional además del administrativo.
Por qué la contabilidad de un despacho no es como la de cualquier negocio
Un fontanero cobra un servicio, emite factura, ingresa el dinero y declara IVA. Un abogado convive con tres flujos de dinero superpuestos que hay que separar desde el primer minuto: lo que cobra como anticipo (provisión de fondos), lo que paga en nombre del cliente (suplidos) y lo que es realmente suyo (honorarios). Mezclar esos tres flujos está detrás de la mayoría de los descuadres que acaban en una regularización.
Hay un segundo factor. El abogado no entrega un producto en el momento, presta un servicio que se prolonga en el tiempo. Un divorcio contencioso puede durar año y medio. Un procedimiento mercantil complejo, varios años. ¿Cuándo se convierte en ingreso lo que cobraste al principio? ¿A qué ejercicio se imputa la minuta del procurador? Ahí ya no hablamos de contabilidad de caja, hablamos de devengo, periodificación y trazabilidad por expediente. Y casi ningún programa de contabilidad genérico está pensado para eso.
El tercer factor es deontológico y no aparece en ningún manual de contabilidad: parte del dinero que pasa por tus cuentas es ajeno, y tienes un deber profesional de custodia sobre él. Eso convierte una tarea administrativa en una cuestión de responsabilidad disciplinaria.
La contabilidad de un despacho no se lleva para Hacienda. Se lleva para poder demostrar, en cualquier momento y con un solo movimiento del ratón, qué parte del saldo bancario es del despacho y qué parte es de los clientes.
La cuenta de terceros: el dinero del cliente no es tuyo
Es el punto que más sorprende a quien empieza y el que más se descuida en despachos veteranos. Cuando recibes una provisión de fondos, cuando te llega una indemnización a favor del cliente, cuando te transfieren el importe de una consignación o el precio de una compraventa que vas a distribuir, ese dinero entra en tu cuenta pero no forma parte de tu patrimonio.
El Estatuto General de la Abogacía Española, aprobado por el Real Decreto 135/2021, recoge entre los deberes profesionales el de no confundir los fondos del cliente con los propios y el de dar cuenta y devolver sin demora las cantidades que no correspondan al abogado (artículos 5 y 15). El mismo principio aparece en el código deontológico de la abogacía y en las normas de muchos colegios. Comprueba el texto vigente y la normativa de tu colegio, porque algunos han desarrollado reglas propias sobre cuentas de clientes.
Cómo se materializa en la práctica
- Cuenta bancaria diferenciada. Una cuenta operativa, donde vive el dinero del despacho, y una cuenta de terceros, donde entran provisiones, consignaciones e importes recibidos para clientes. No hace falta una cuenta por cliente, pero sí un desglose contable por cliente y expediente dentro de esa cuenta.
- Contabilidad auxiliar por cliente. El saldo global de la cuenta de terceros tiene que poder descomponerse: cuánto corresponde a cada expediente y por qué concepto. Si no puedes hacerlo en cinco minutos, no tienes una cuenta de terceros, tienes una cuenta con dinero mezclado.
- Prohibición de compensación. No se pueden cubrir gastos del despacho con fondos de un cliente porque otro cliente te deba dinero. Cada saldo es independiente.
- Rendición de cuentas. Al cerrar el asunto, un documento que detalle qué entró, qué se pagó por cuenta del cliente, qué se aplicó a honorarios y qué se devuelve.
Además del deber deontológico hay una razón práctica. Si un día recibes un embargo de créditos, un requerimiento de información o una inspección, la diferencia entre tener el dinero identificado y tenerlo revuelto es la diferencia entre resolverlo con un listado y pasar semanas reconstruyendo movimientos.
Provisiones de fondos: el error que arruina muchos cierres
Pongamos un caso concreto. Cliente nuevo, presupuesto de 3.000 € más IVA, provisión de 1.500 € para arrancar. El cliente paga y el lunes ves el ingreso en la cuenta. ¿Eso es un ingreso del despacho? Contablemente no, todavía no. Es un anticipo del cliente que permanece como pasivo hasta que lo consumas contra una factura.
Si lo anotas como ingreso el día que entra, ocurren dos cosas malas. La primera, te inflas los ingresos del trimestre en la parte que aún no has devengado, con el efecto correspondiente en el pago fraccionado del IRPF. La segunda, y más dañina a medio plazo, cuando emites la minuta final ya no sabes qué parte estaba cobrada y qué parte queda pendiente, así que empiezas a reclamar mal o a dejar de reclamar.
Cómo se trata correctamente
La provisión se contabiliza en una cuenta de pasivo, típicamente la 438 «Anticipos de clientes», hasta que emites la factura definitiva. En ese momento compensas el anticipo contra la factura y solo entonces la parte devengada pasa a ingresos. Esto, que parece evidente para un asesor, se salta con más frecuencia de la que crees, porque el abogado abre el banco, ve un ingreso y lo manda directo al libro de ingresos.
Ojo con el IVA de la provisión
Aquí conviene distinguir dos supuestos, porque se mezclan constantemente:
- Provisión a cuenta de honorarios. El artículo 75.Dos de la Ley 37/1992 establece que en las operaciones sujetas con pagos anticipados anteriores a la realización del hecho imponible el IVA se devenga en el momento del cobro y por los importes efectivamente percibidos. Es decir, sí hay que repercutir IVA y emitir la factura correspondiente al anticipo. Al facturar el trabajo completo se regulariza descontando lo ya facturado.
- Provisión destinada a atender suplidos. Si el cliente te entrega dinero para que pagues en su nombre una tasa, un arancel o la minuta del procurador, ese importe no retribuye un servicio tuyo y no forma parte de tu base imponible. Documéntalo bien, porque la diferencia hay que poder acreditarla.
La solicitud de provisión no es una factura. Un documento titulado «proforma» no sustituye a la factura del anticipo cuando hay devengo de IVA. Si repercutes, emite factura conforme al Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) con su número, su serie y su fecha.
Suplidos frente a honorarios: la línea que casi nadie respeta
Pagas la tasa judicial del cliente. Adelantas la provisión del procurador. Encargas una nota simple registral. Todo eso son suplidos: dinero que sale de tu cuenta pero que es del cliente. La diferencia con un gasto del despacho parece sutil y es radical.
El artículo 78.Tres.3.º de la Ley del IVA excluye de la base imponible las sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente en virtud de mandato expreso. Para que un pago sea suplido y quede fuera de la base imponible se exigen, en la práctica, tres condiciones acumulativas:
- Que exista mandato expreso del cliente, verbal o escrito, para hacer el pago en su nombre. Escrito, mejor: la hoja de encargo es el sitio natural.
- Que el gasto esté justificado con factura o documento a nombre del cliente, no a nombre del despacho.
- Que se repercuta por el importe exacto, sin recargo ni margen. En cuanto añades un porcentaje de gestión, esa parte deja de ser suplido y pasa a ser un servicio tuyo sujeto a IVA.
Si mezclas suplidos con honorarios en la misma línea de la minuta, sin desglose ni separación contable, pasan dos cosas. Le estás cargando IVA a tu cliente sobre cantidades que no debían llevarlo, con el riesgo de reclamación que eso implica, y engordas artificialmente tu base imponible pagando impuestos sobre dinero que nunca fue tuyo.
Cómo desglosar bien una minuta
Una minuta limpia tiene tres bloques separados: honorarios profesionales, con su IVA y su retención si procede; suplidos, sin IVA, justificados y al coste exacto; y aplicación de las provisiones de fondos previamente cobradas. Punto. Si tu plantilla no tiene esos tres bloques, cada mes que pasa acumulas trabajo de reconstrucción para el cierre.
| Concepto | ¿Lleva IVA? | ¿Es ingreso del despacho? | Tratamiento contable habitual |
|---|
| Honorarios profesionales | Sí, 21 % | Sí | Cuenta 705, prestaciones de servicios |
| Provisión de fondos a cuenta de honorarios | Sí, se devenga con el cobro (art. 75.Dos LIVA) | No hasta que se consume contra factura | Cuenta 438, anticipos de clientes |
| Provisión entregada para atender suplidos | No, no retribuye un servicio propio | No | Cuenta de terceros con desglose por expediente |
| Suplidos pagados a terceros y repercutidos | No, si se cumplen los tres requisitos del art. 78.Tres.3.º | No | Subcuenta de deudores o de partidas pendientes de aplicación |
| Gastos propios del despacho | Sí, con IVA soportado deducible si procede | No, son gasto | Cuentas del grupo 6 según naturaleza |
IVA, devengo y plazos de facturación
Los servicios jurídicos tributan al tipo general del 21 %. No hay tipo reducido para la abogacía, ni siquiera en materias de familia, laboral o vivienda. Eso es sencillo. Lo que no siempre se lleva bien son las reglas de devengo y los plazos de emisión.
Cuándo se devenga
La regla general del artículo 75.Uno.2.º de la Ley del IVA sitúa el devengo en el momento en que se presta el servicio. Para asuntos que se prolongan, el criterio práctico es el devengo por hitos facturables: cuando concluye una fase o cuando se pacta contractualmente la exigibilidad. Y la regla especial del artículo 75.Dos adelanta el devengo al cobro cuando hay pagos anticipados. Nada de esto es opcional ni depende de si has cobrado o no la factura: si el servicio se prestó y la factura se emitió, el IVA se declara aunque el cliente no haya pagado. Para esa situación existe el procedimiento de modificación de la base imponible por créditos incobrables del artículo 80 de la Ley del IVA, con requisitos y plazos estrictos que conviene revisar con tu asesor antes de dejar pasar el tiempo.
Cuándo hay que emitir la factura
Es uno de los datos que más veces he visto mal citado. El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012, artículo 11) dice que las facturas se expiden en el momento de realizarse la operación, salvo que el destinatario sea empresario o profesional actuando como tal, en cuyo caso deben expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya producido el devengo. La remisión al destinatario sigue la misma pauta. No existe una regla general de «treinta días» para emitir factura.
Factura electrónica y sistemas de facturación verificable
Este es el frente que más se mueve en 2026. Por un lado, la Ley 18/2022 de creación y crecimiento empresarial establece la obligación de factura electrónica entre empresas y profesionales, condicionada al desarrollo reglamentario. Por otro, el Real Decreto 1007/2023 aprobó el reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación, con el calendario modificado posteriormente y con un desfase entre contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el resto de obligados. Ese calendario ha sufrido varias prórrogas, así que comprueba las fechas vigentes antes de cambiar de programa y pide a tu proveedor una declaración responsable de que su sistema cumple el reglamento.
Retenciones de IRPF y modelos que te tocan
Cuando facturas a una empresa, a una entidad o a otro profesional, tu factura lleva retención de IRPF del 15 %. El tipo reducido del 7 % se aplica en el año de inicio de la actividad y en los dos siguientes, según el artículo 95 del Reglamento del IRPF, siempre que no hubieras ejercido actividad profesional el año anterior al inicio. Cuando facturas a un particular no hay retención, porque el particular no es sujeto obligado a retener.
He visto los dos errores. Despachos que aplican retención a particulares y tienen que rectificar facturas a final de año, y despachos que facturan a empresas sin retención y se llevan el susto cuando el cliente presenta su resumen anual y los datos no cuadran.
| Modelo | Qué declara | Quién lo presenta | Periodicidad habitual |
|---|
| 303 | Autoliquidación de IVA repercutido y soportado | Todo despacho con actividad sujeta | Trimestral, o mensual si estás en REDEME o superas el umbral |
| 390 | Resumen anual de IVA | Obligados no exonerados | Anual, en enero |
| 130 | Pago fraccionado del IRPF sobre rendimiento neto | Abogado persona física, salvo que al menos el 70 % de sus ingresos lleve retención | Trimestral |
| 111 y 190 | Retenciones practicadas a trabajadores y profesionales | Despachos con nóminas o con facturas recibidas de otros profesionales | Trimestral o mensual, más resumen anual |
| 115 y 180 | Retenciones por el alquiler del local | Despachos que alquilan oficina sujeta a retención | Trimestral, más resumen anual |
| 347 | Operaciones con terceros que superen 3.005,06 € al año | Quien no esté en el SII | Anual |
| 349 | Operaciones intracomunitarias | Solo si prestas o recibes servicios de otros Estados miembros | Según volumen |
| 200 | Impuesto sobre Sociedades | Despachos constituidos como sociedad | Anual, dentro de los 25 días naturales siguientes a los seis meses del cierre |
Aviso práctico: el modelo 130 se calcula sobre el rendimiento neto, no sobre los ingresos brutos. Si por tu despacho circulan muchos suplidos, asegúrate de que el sistema los excluye del cálculo. Si no lo hace, estás adelantando IRPF por dinero que nunca fue tuyo y tendrás que esperar a la declaración anual para recuperarlo.
Turno de oficio y justicia gratuita: cómo se cobra y cómo se anota
La asistencia jurídica gratuita se rige por la Ley 1/1996 y su reglamento de desarrollo, y funciona con una lógica distinta a la del cliente privado. No facturas al beneficiario: el colegio de abogados gestiona las designaciones, certifica las actuaciones y tramita ante la Administración competente, estatal o autonómica según el territorio, la indemnización que corresponde por baremo. El abogado percibe esa indemnización a través del colegio, con la periodicidad que cada uno tenga establecida.
De cara a la contabilidad, esto implica tres cosas:
- Documento soporte distinto. El justificante del cobro no es tu factura al cliente, es la certificación o liquidación colegial. Guárdala con el mismo cuidado que una factura y anótala en una subcuenta de ingresos separada para poder identificar en cualquier momento qué parte de tu facturación viene del turno.
- Desfase temporal. Entre la actuación y el cobro pueden pasar meses. Si llevas la contabilidad por devengo, tendrás actuaciones certificadas pendientes de cobro que hay que reflejar.
- Tratamiento en IVA. Aquí el criterio ha cambiado de dirección más de una vez en la última década. Tras el pronunciamiento del Tribunal de Justicia de la Unión Europea sobre los servicios jurídicos, la Dirección General de Tributos modificó su criterio en 2017 y posteriormente se introdujo en el artículo 7.10.º de la Ley del IVA la previsión que sitúa fuera del ámbito del impuesto las prestaciones realizadas por designación de oficio en el marco de la asistencia jurídica gratuita. Dado el historial de cambios, confirma el criterio vigente con tu colegio y con tu asesor antes de emitir cualquier documento.
Un apunte que suele darse por sabido y no lo está: si las actuaciones del turno están no sujetas, no computan como operaciones exentas en el cálculo de la prorrata, porque la prorrata se calcula sobre operaciones sujetas al impuesto. Es lo contrario de lo que se lee en muchos sitios, donde se afirma que el turno de oficio te obliga a prorratear. Si en tu caso concreto hay operaciones exentas de verdad (ciertas actividades formativas, por ejemplo), entonces sí tendrás que analizar la prorrata, y ese análisis es trabajo de asesor, no de artículo de blog.
SII: quién está obligado de verdad
El Suministro Inmediato de Información obliga a llevar los libros registro de IVA a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria, remitiendo el detalle de las facturas en un plazo muy corto, cuatro días naturales con carácter general. Es una obligación real, pero afecta a menos despachos de los que temen estar dentro. Están obligados:
- Quienes tengan periodo de liquidación mensual por superar los 6.010.121,04 € de volumen de operaciones en el año anterior.
- Quienes estén inscritos en el REDEME, el registro de devolución mensual.
- Los grupos de entidades a efectos de IVA.
El resto puede acogerse voluntariamente mediante declaración censal, con el efecto colateral de quedar exonerado del 347 y del 390. Para un despacho pequeño, entrar de forma voluntaria en el SII sin necesidad suele añadir carga administrativa sin contrapartida. Si no cumples ninguno de los tres supuestos, no estás obligado y no tienes que comprar nada por ese motivo.
Prevención de blanqueo: cuándo te alcanza la Ley 10/2010
Este bloque no es contable en sentido estricto, pero condiciona cómo cobras, qué documentación exiges y cuánto tiempo la guardas, así que forma parte del mismo sistema.
La Ley 10/2010, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, incluye entre los sujetos obligados, en su artículo 2.1.ñ, a los abogados cuando participen en la concepción, realización o asesoramiento de determinadas operaciones por cuenta de clientes. El listado incluye, entre otras, la compraventa de bienes inmuebles o entidades comerciales, la gestión de fondos, valores u otros activos, la apertura o gestión de cuentas corrientes, de ahorro o de valores, la organización de las aportaciones necesarias para la creación, funcionamiento o gestión de sociedades, y la creación, funcionamiento o gestión de sociedades, fideicomisos o estructuras análogas.
La consecuencia práctica es que un despacho puede estar dentro o fuera del ámbito según el tipo de asunto que acepte. Un despacho exclusivamente penalista o laboralista que solo interviene en procedimientos judiciales tiene un perfil distinto del que constituye sociedades y participa en compraventas inmobiliarias.
Qué implica estar dentro
- Diligencia debida: identificación formal del cliente y del titular real, con documento fehaciente, antes de establecer la relación de negocio.
- Propósito de la relación y seguimiento continuo de las operaciones, con especial atención a las que no encajen con el perfil del cliente.
- Conservación de la documentación durante diez años (artículo 25 de la Ley 10/2010), un plazo mayor que el fiscal y que el mercantil.
- Procedimientos internos por escrito y, según el tamaño y la actividad, designación de representante ante el SEPBLAC.
- Comunicación por indicio cuando concurran señales de blanqueo, con la excepción del secreto profesional prevista en el artículo 22 para la información obtenida al determinar la posición jurídica del cliente o en el ejercicio de la defensa en un procedimiento.
El límite de pagos en efectivo
Aunque venga de otra norma, se cruza aquí a diario. La Ley 7/2012, con la redacción dada por la Ley 11/2021, limita a 1.000 € los pagos en efectivo en operaciones en las que alguna de las partes actúe como empresario o profesional. Un despacho no puede cobrar en efectivo una minuta de 2.500 €, ni siquiera fraccionándola artificialmente, y la sanción recae sobre pagador y receptor. Para pagadores particulares con domicilio fiscal fuera de España el límite es de 10.000 €.
Si dudas de si una operación entra o no en el artículo 2.1.ñ, la respuesta prudente es documentar de más. Reconstruir la identificación de un cliente tres años después no siempre es posible.
Plan contable adaptado a un despacho jurídico
El Plan General de Contabilidad sirve tal cual, pero conviene desglosarlo. Estas son las cuentas que un despacho organizado como sociedad debería tener abiertas desde el primer día, y que un autónomo puede replicar como categorías dentro de sus libros registro:
- 705 con subcuentas por área de práctica — ingresos por honorarios de familia, mercantil, penal, laboral, administrativo. Es la única forma de saber qué materia te da rentabilidad real y no solo volumen.
- Subcuenta específica de 705 para turno de oficio — separa las indemnizaciones de justicia gratuita del resto de la facturación en lugar de tratarlas como una subvención, porque retribuyen tu actuación profesional.
- 438 — anticipos de clientes, donde viven las provisiones hasta que se consumen contra factura.
- Subcuenta de 440 «Deudores» o de 555 «Partidas pendientes de aplicación» — para los suplidos en tránsito, siempre con desglose por expediente. Evita la 559, que en el Plan tiene otro contenido.
- 623 — servicios de profesionales independientes: procuradores, peritos, traductores y otros colaboradores externos cuando el gasto sea tuyo y no del cliente.
- 629 — otros servicios: cuota colegial, formación continua, bases de datos jurídicas, suscripciones.
- 410 — acreedores por prestaciones de servicios: procuradores y peritos pendientes de pago.
- 430 — clientes, con subcuenta por cliente y, si el volumen lo justifica, por expediente.
- 485 y 486 — periodificaciones, imprescindibles si cobras igualas anuales por adelantado.
Si tu gestor lleva la contabilidad sin diferenciar la 705 por área de práctica, le estás escondiendo información a tu propio negocio. Saber que un área concentra una parte importante de la facturación pero consume una proporción mucho mayor de horas cambia decisiones de captación, de precios y de contratación. Y eso solo se ve si la contabilidad está estructurada desde el origen.
Cuánto tiempo hay que guardar cada papel
Tres plazos distintos conviven en el mismo archivo, y quien se queda con el más corto acaba sin poder acreditar lo que le piden:
| Documentación | Plazo | Norma | Desde cuándo cuenta |
|---|
| Facturas, libros registro y justificantes fiscales | 4 años | Art. 66 Ley General Tributaria (prescripción) | Fin del plazo de presentación de la declaración correspondiente |
| Libros, correspondencia y documentación mercantil | 6 años | Art. 30 Código de Comercio | Último asiento realizado en los libros |
| Documentación de diligencia debida de clientes | 10 años | Art. 25 Ley 10/2010 | Fin de la relación de negocio o ejecución de la operación |
| Bases imponibles negativas y deducciones pendientes | Mientras puedan compensarse, con límite de comprobación ampliado | Normativa del Impuesto sobre Sociedades | Ejercicio en que se generaron |
Al expediente del cliente se le añade una capa más: el Reglamento General de Protección de Datos exige no conservar datos personales más tiempo del necesario para la finalidad que justificó su tratamiento, pero el deber de custodia profesional y la posible exigencia de responsabilidad recomiendan mantener el expediente mientras haya riesgo de reclamación. La solución razonable pasa por una política de conservación escrita, con plazos por tipo de documento y un procedimiento de destrucción segura, en lugar de acumular indefinidamente cajas y carpetas compartidas.
Software contable o gestión integral: cuál te conviene
Aquí me mojo, porque es donde más confusión hay. No voy a darte una tabla de precios de competidores: las tarifas cambian por tramos, por número de usuarios y por promociones, y publicar cifras cerradas que no puedo verificar en el momento en que lees esto sería tan cómodo como inútil. Lo que sí puedo darte es el criterio de elección.
| Enfoque | Mejor para | Limitaciones que vas a notar |
|---|
| Hoja de cálculo más asesoría externa | Despacho unipersonal con pocos expedientes activos | Cero trazabilidad por expediente, riesgo alto de error manual, imposible reconstruir la cuenta de terceros |
| Programa contable generalista | Quien ya tiene gestor externo y solo necesita registrar movimientos y sacar modelos | No entiende los conceptos de expediente, suplido, provisión ni cuenta de cliente; el desglose hay que forzarlo con subcuentas |
| Gestión integral para despachos | Despachos de 2 a 10 abogados que quieren expedientes, agenda, facturación y contabilidad conectados | Requiere migrar datos y unificar criterios de trabajo del equipo antes de ver el beneficio |
| ERP generalista de gran empresa | Estructuras grandes con departamento financiero propio | Coste y complejidad desproporcionados para un despacho pequeño o mediano |
Si citas o valoras programas concretos, comprueba tú mismo tres cosas antes de firmar: que el contrato de encargo de tratamiento cumpla el artículo 28 del RGPD, dónde se alojan los datos, y si el proveedor declara que su sistema de facturación cumple el reglamento de sistemas informáticos de facturación. Ese es el filtro útil, no el precio del primer año.
Mi opinión, con dos y diez abogados en el despacho: una solución integral compensa cuando el cuello de botella es el trasvase manual de datos entre sistemas. Si el expediente, la facturación y la contabilidad viven en herramientas separadas, alguien tiene que hacer el puente, y ese alguien sueles ser tú a las once de la noche copiando datos de un sitio a otro.
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Los siete errores recurrentes (y cómo evitarlos)
- Anotar la provisión como ingreso desde el día uno. Infla la base del pago fraccionado y te deja sin saber qué queda por cobrar. Solución: cuenta de anticipos hasta que emitas la factura definitiva.
- Mezclar suplidos con honorarios en la misma línea de minuta. IVA mal aplicado y base imponible inflada. Solución: tres bloques separados en cada minuta y libro de provisiones y suplidos al día.
- No imputar el gasto del procurador o del perito al expediente. Pierdes la rentabilidad por asunto. Solución: que cada gasto pase por su expediente, no por una bolsa general.
- Tener el dinero de clientes en la cuenta operativa. Además del problema deontológico, hace imposible acreditar qué saldo es de quién. Solución: cuenta de terceros diferenciada y contabilidad auxiliar por cliente.
- No periodificar igualas cobradas por adelantado. Si cobras una iguala anual en enero, no es ingreso de enero: se reparte a lo largo del periodo cubierto. Solución: cuentas de periodificación.
- Cobrar en efectivo por encima del límite legal. El tope de 1.000 € cuando una parte actúa como profesional no admite el truco de fraccionar la operación. Solución: transferencia o tarjeta, siempre.
- Cerrar el ejercicio sin conciliar expedientes abiertos. Las provisiones cobradas y no facturadas y los suplidos pendientes de repercutir tienen que aparecer reflejados. Solución: revisión expediente por expediente antes del cierre.
Rutina mensual y calendario del ejercicio
Si solo te llevas una cosa de este artículo, que sea esta. Una rutina mensual corta evita semanas de trabajo en el cierre.
Primeros días del mes
- Conciliación bancaria de las dos cuentas, la operativa y la de terceros. ¿Todos los movimientos del mes anterior están registrados y asignados a un expediente?
- Revisión de provisiones cobradas que ya tienen factura definitiva: liquidarlas y trasladarlas a ingresos.
Hacia el día 10
- Facturas emitidas pendientes de cobro a más de 30 días: recordatorio y, si el retraso se consolida, valoración del procedimiento del artículo 80 de la Ley del IVA antes de que venza el plazo.
- Suplidos pagados y aún no repercutidos al cliente, con su justificante a nombre del cliente localizado.
Mitad de mes
- Cuadro de mando: ingresos por área, expedientes abiertos y cerrados, horas por asunto si las registras.
- Igualas vencidas sin facturar y hitos de expediente cumplidos que ya son facturables.
Hitos anuales que no puedes olvidar
- Enero: resúmenes anuales de retenciones y de IVA.
- Febrero: declaración de operaciones con terceros, si no estás en el SII.
- Antes del 30 de abril (sociedades): legalización telemática de libros del ejercicio cerrado.
- Antes del 30 de junio (sociedades): junta general ordinaria de aprobación de cuentas.
- Julio: Impuesto sobre Sociedades y depósito de cuentas en el Registro Mercantil.
- Todo el año: revisión trimestral de la cuenta de terceros y de los expedientes cerrados con saldo pendiente de devolver.
No es un proyecto, es una rutina. Y cuando llegan los modelos trimestrales, el trabajo ya está medio hecho.